デジタル化はまず「記録」から
おはようございます。東京・練馬の税理士、村田龍矢です。
今日は、デジタル化をどこから始めるか、についてのお話。
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デジタル化は進めたいが・・・
先日の記事「フレキシブルはデータ管理が担保する」。
データ管理を進めていくと、自分がいる場所が仕事場所になる。
こういうことをお話しました。
でも、データ管理と言っても、何から手を付ければいいのか？
ここが最大の壁でしょう。
特に、お客様と頻繁に仕事上で書類のやり取りを行う、というような場合。
自分だけがデータへの移行を進めたいと思っても、相手がいる話です。
自分の独断だけでは物事進まないことは多いですよね。
なので、完全に自分の意向が通る分野からデータでの仕事へと移行するのがおすすめです。
となると、まず何からか・・・？
「記録」をデータで管理する
誰しも、お客様との打ち合わせはあるでしょう。
その、打ち合わせの記録をデータで管理するところから始めてみるのはいかがでしょうか。
私も、お客様との打ち合わせをさせていただいた際には、どういうことをお話して、何の仕事をご依頼いただいて、報酬のお話をして、と記録すべきことは山ほどありますので。
ポイントは2つ。
「何で」記録をするのか、そして「どこに」保存するのか。
まずは、記録の手段から。
私は、お客様のお話を伺う際には、電子メモ帳にお話した内容のメモを取っています。
最近は、AI搭載のレコーダーで会話をして録音し、文字起こしまで自動でやってくれるなんていう機械もあるそうですが、
ウチはまだそのあたりはアナログの雰囲気を残しています笑
で、私が使用している電子メモ帳は富士通から出ている
「クアデルノ」（https://www.fmworld.net/digital-paper/top.html）
という電子ペーパーです。
タブレット・・・っぽく見えますが、このクアデルノは、文字を書くことしかできません。
動画サイトも見れませんし、SNSにもつながりません。
ただひたすら、手書きで文字を書くためにあるのです。
ここに、手書きで打ち合わせ内容のメモを取る。
でも、ここでただ電子ペーパーにメモを取るだけでは意味がありませんね。
クアデルノで作成したメモは、パソコンに接続すればPDFに変換可能なのです。
ここでようやく、データで記録を取った、と言えるのです。
「Notion」に記録を保存する
皆さん、文字はきれいですか？
なぜこんなことを聞くのか？
私自身、手で文字を書くことが苦手なのです・・・。
役所の申請関係とかはまだいいんですよ。
問題は、まさにお客様との打ち合わせでのメモ取り。
じっくり書いている余裕はなく、ほとんど殴り書きみたいになってしまいがちで。
後から見たら何書いているのかわからん・・・となってしまうのです。
なので、改めて打ち合わせの内容についてメモをパソコンで作成しているのですが、その際に使うのが「Notion」。
このNotion、単なるメモアプリです・・・と言えれば良かったんですが、
実は色んな使い方ができるかなり賢いやつなのです。
このあたり、どんな使い方ができるのかは今日のお話の趣旨からは外れますので割愛します。
さて、Notion上で、お客様ごとに記事を作って、そこに打ち合わせの記録を打ち込んだり、クアデルノで作ったPDFを添付したりしながら、打ち合わせの記録を残していく。
これで、お客様との打ち合わせの記録はいつでもどこでも閲覧できるようになるはずです。
もちろんスマホ用のアプリもありますから、パソコンを持ち歩いていなかったときでも、スマホが使用できれば問題なくNotionから記録を確認することができます。
こんな風に管理しておけば、外出中に不意にお客様からご連絡をいただいても、これまでの打ち合わせの経緯を確認しながらお話もできますしね。
これくらいからであれば、ご自身の裁量で始めることはができるんじゃないでしょうか？
ぜひ、こういったツールやアプリを触ってみて、データ管理を進めてみてください。
【編集後記】
昨日は午前中はブログ更新と自重トレーニング。
午後からはクライアントの会計仕訳をExcelで。