会計の効率化、どこから手を付ける？
おはようございます。東京・練馬の税理士、村田龍矢です。
今日は、会計の効率化についてのお話。
会計がめんどくさい理由
年明け、確定申告の時期が近くなると、憂うつな気持ちになる方も多いのではないでしょうか？
その原因は、「会計作業」のめんどくささ。
まず何から手を付ければいいのか？
一年間、溜めにため込んだレシート類の山。
売上の入金も、銀行通帳を一年分遡って計算しなきゃいけない。
そもそも、一年ぶりの申告作成だから、やり方なんて忘れた～
などなど、こういう「煩雑さ」が会計を遠ざける要因かなと個人的には思うところです。
でも、税理士だから言うわけではありませんが、会計作業は自分のビジネスを数字で表現する大事な工程。
ビジネスがうまくいっているのか、そうでないのか。
それは、自分の感覚で測るものではありません。
数字という形にして誰の目にも見える形でないと、わかるものではないのです。
その数字を作る工程が、会計なのです。
「めんどくさい」を解決するには？
まず、書類の山がある、この状態を何とかしたいですね。
その書類の山を整理して、会計ソフトに手でポチポチ入力する・・・。
税理士の立場でも、ゾッとします。
これをまず止めて、効率化しましょう。
そのために行うことは2つだけ。
- ネットバンクの導入
- 経費をクレジットカードで支払う
これだけ・・・？
はい、この2つでひとまずは十分です。
ネットバンクやクレジットカードの特徴。
取引の履歴を「データ」でダウンロードできることなのです。
その場合も、「PDF」でダウンロードしてはいけません。
「CSV」という形式でダウンロードすること！
CSVって何？
Excel（表計算ソフト）の親戚みたいなものと思ってください。
実際にダウンロードしてみると、日付や金額、取引の相手先。
ここまではわかると思います。
例えば、ネットバンクの場合だと。
入金の中から取引先の名前を「フィルター」機能を使って絞り込めば、一年間で取引先からいくら振り込みがあったかすぐにわかります。
後は、その金額をパソコンで集計してしまえば、一年間の売上の集計は完了です。
反対に出金。
仕入先や外注先の名前を同じく「フィルター」で絞り込めば、一年間の経費の集計は終了です。
そして次にクレジットカード。
経費になるものをピックアップして、何費になるのか、消耗品費なのか通信費なのか旅費交通費なのか。
割り振りを決めてもらって、経費の種類でフィルターをかけて集計する。
後は、現金で払った経費の分だけ手で集めればおしまいです。
手作業を減らすこと！
効率化のコツは、紙を減らしてデータで管理すること、ひいては手作業を減らすことなのです。
パソコン上で全部計算できれば、あっという間に会計作業が終わります。
まだまだ、会計を効率化する手段はあるのですが、
まず手を付けるならネットバンク導入と経費のクレジットカード払いから始めてみてはいかがでしょうか？
【編集後記】
昨日は午前中はブログ更新と自重トレーニング。
午後からは弊事務所でお客様と面談。
その後、税額試算。