連絡をするのはいつか
おはようございます。東京・練馬の税理士、村田龍矢です。
今日は、連絡するタイミングについて。
連絡手段で分かれる
クライアントやお役所との連絡の手段。
- 電話
- メール
- LineやChatworkなどのチャットツール
- FacebookなどのSNS
- 郵便物
時代が変わるとともに、連絡手段は色々と増えました。
私の場合は、クライアントと連絡を取る際に、コレという連絡手段を決めているわけではないので、
基本的にはクライアントとご相談をして、連絡を取りやすい手段を調整するということをしています。
で、どういうタイミングで連絡を取るのか、というと、
メールやLineなどの、テキストメッセージの場合は、可能な限り即対応、というのが私の方針。
もちろん、夜分遅い時間帯や朝早い時間帯は避けるようにしていますが、
先方からのご連絡への対応、ということであれば時間帯はそこまで気にしないかなと。
もちろん、
即対応といっても、今この瞬間に目の前に他のクライアントがいらっしゃって面談中とかであれば、
スマホを触ることはありません。
面談終了後にご連絡します。
私自身、どなたかと対面でお話しているときにお相手のスマホに連絡があって、
「ちょっと、ごめん」と席を外されるというのがあまり気持ちよくなく。
いや、今、私と話してるやん、と。
まぁ、「どうぞ」と言いますけどね。
電話の場合は
電話でご連絡をいただく場合、反応としては悪くなりますね。
例えば、交通機関で移動中。静かなカフェで仕事中。
こういうときに、お電話をいただいても、対応は難しいです。
また、込み入ったお話の場合は、
移動途中の駅とかでちょっと連絡、では済まないことも。
メモも取りたいですし。
となると、事務所に戻ってから折り返し連絡をならざるを得ないかなと。
困るのがお役所。
電話対応オンリーですから、話がなかなか進まなくてもどかしい。
こちらが電話に出ることができずに折り返し
→担当者席外している
→担当者から折り返しあるも、移動中
→折り返し連絡するも、また担当者が・・・
というループ。
仕事の関係上、留守番電話に詳細なメッセージを残すこともできないでしょうし、
ヤキモキしますね・・・。
年末直前の連絡は控える
この年末年始、世間では9連休ということで話題でした。
年末に限らず、長期休暇モードとなる
- ゴールデンウィーク
- お盆
この時期の直前は、連絡を控えるようにしています。
特に、「お問い合わせ」の場合。
お相手のアクションを求めるようなもの、
あるいは、お相手から質問などのご連絡をいただく可能性のあるもの。
こういうものを長期休暇の直前に行うと、
連絡のタイミングによっては反応があるのが長期休暇の明けたころになることもあります。
そうしますと、長期休暇の間中、こちらへの連絡を控えていただくお相手の負担にもなりかねない。
なので、どうしても連絡するなら、一般的に長期休暇となる日の2日前までにしています。
まあ、テキストメッセージの場合はそこまで厳密にしているわけではありませんが、
特に気を付けているのは、郵送物。あまり無いとはいえ。
どうしても到着までに日数を要します。
これをわざわざ長期休暇の直前に送付するかどうか。
私の場合はしません。
というか、長期休暇の直前に送付するなら、休暇が明けてから送付します。
長期休暇、場合によってはご自宅や事務所を長期間留守にすることもあり得ます。
長期間にわたって、税理士からの郵便物が郵便受けなどに置いてある状態。
モヤモヤします。何かあったらと心配なのです。
また、郵便物の種類によっては、長期休暇の日数で受け取り損ねた場合の保管期間が過ぎる可能性も。
こうなると、受け取れなかったお相手も申し訳なく思うでしょうし、こちらとしても再発送の手間もかかる。
・・・この辺り、メールやクラウドなどデータベースでやり取りすれば何の問題もないのでしょうけど。
郵送でやり取り、ということも場合によってはありますからね。
【編集後記】
昨日は朝一のブログ更新。
ブログ更新後、近所の神社へお参りに。
帰宅後は償却資産税など。eLtax触るのは一年ぶりだな・・・。