資料をどう整理すれば帳簿を付けやすいか？【確定申告】
おはようございます。東京・練馬の税理士、村田龍矢です。
今日は、資料の整理について。
資料の整理、色んなパターン
どうやって資料を整理すれば申告書を作りやすいのでしょうか。
今時、データで請求書を送ってもらうこともあるでしょうし、
そこに紙の領収書やレシートが混じってくる。
こういうのが1年分どっさりある・・・
となると、この資料整理の段階でいかに申告書作成までを
見据えることができるかで、
この後の手間とかける時間が変わってきます。
私がこれまで経験した税務調査だったり、
受けた申告相談だったりを思い出すと、
- 単純に日付順に書類を並べて管理している。
- 費用の種類（勘定科目）ごとに書類を分類している。
- 取引先ごとに書類を分類している。
色んなパターンがあります。
で、実際のところ、
どれも正解
ではあります。
要するに、書類を後から見やすいのか、探しにくいのか、
その違いしかありません。
ただ、まだ書類の整理が手についていないという方も多いでしょうから、
ここからは私見になりますが、
どんな風に資料を整理すれば集計しやすいのかを
お話します。
基本は「経費の種類」
売上は大丈夫でしょう。
問題は、経費。
人件費、外注費、水道光熱費や通信費、消耗品費に旅費交通費・・・
うわ頭痛がする。
これをどう整理すれば作業しやすいか？
まずは、経費の種類ごとに分類しましょう。
どうせ、経費を集計するときに、
費用の種類ごとに計算するのです。
だったら、最初から経費の種類ごとに
最初から仕分けてしまいましょう。
私自身、これまで多くの納税者の申告作成をお手伝いしてきましたが、
経費の種類ごとに書類がまとまっているだけで全然違います。
え？日付順ですか？
それはあまり気にしなくてもいいですよ。
少なくとも、「申告書を作る段階」では、
日付順かどうかはそこまで大きな問題ではありません。
まずは経費ごとに集計しないことには先に進みません。
で、私の場合は、
Excelで表を作って費用の集計をすることが多いのですが、
経費の種類ごとに整理できれば、
次は支払先ごとにまとめていただければより、効率的に申告書を作ることができます。
Excel、コピペができますので、
支払先ごとに書類をまとめていただくと、
集計の手間が省けるのです。
「日付」は最後
あとは、日付順に並べるかどうか、ですが・・・
費用の種類、支払先ごとにまとめる。
ここまでできていれば、日付順かどうかは些細な問題ではないかと思います。
まぁ、コンビニやホームセンター、パーキングなどの場合は、
一年に何度も利用するかもしれないので、
日付順にしておけばまとまって見やすくなりますが。
例えば水道光熱費やスマホの通信費などは、
だいたい支払先一つにつき一カ月に書類が1枚でしょう。
だったら、一年で12枚しか書類が無いわけで、
支払先ごとにまとまっていれば、見ればわかる訳です。
それに、Excelで集計しているので、
入力した日付がごちゃごちゃでも、
操作一つで日付順に並べ替えることはいくらでもできます。
この点、会計ソフトでも同じで。
私も複数の会計ソフトを使用していますが、
入力した日付が前後していたとしても、
ソフトの方で勝手に日付順に並べて帳簿を作ってくれますのでね。
（すべての会計ソフトがどうかは、わかりませんが・・・。）
書類を日付順に並べる、というのは、
申告書を税務署に出した後で、ゆっくりやればいいのです。
ということで、村田的には
- まずは費用の種類ごとにまとめる
- 次に、同じ費用の中で、支払先ごとにまとめる
- 申告書を出した後で、同じ費用、同じ支払先の中で日付順に並べる
ということで書類の整理をしていただければいいのかなと思います。
参考にしてください。
【編集後記】
昨日は朝一のブログ更新。
午後からはクライアントがお越しになり、
確定申告の打ち合わせ。
試算まで完了。
夜は「三國無双ORIGINS」。