前倒しで時間を作る
おはようございます。東京・練馬の税理士、村田龍矢です。
今日は、前倒しで時間を作る。
なぜか時間が無い
時間というものは不思議なもので、いつの間にか無くなっています。
たしか、一日当たり24時間あったようなのですが、気付くと消えています。
まぁ、大体は、スマホやタブレットで動画を見ているか、SNSを開いているのか、
あるいは、ふと思いついたような調べ物をしているのか。
何かしら別のことをしているので、時間が消えているように思っているだけ。
根本的に対処しようと思うと、
スマホの設定で時間制限を変えてみるとか、
アプリを削除するとか、
何だったらスマホとかタブレットの電源をオフにする。
ここまでできればいいのですが、多少勇気が必要ですね。
後手に回ると時間が足りなくなる
なので、もう少し気軽に時間を増やしたい。
となると、「前倒し」が有効です。
言い換えると、後手に回らないようにする、ということ。
これは手元に資料がそろってからやればいい、とか、
ゴーサインが出てから手を付ければいい、
と思っていると、無駄な時間ができてしまうのです。
で、こういう「相手待ちの仕事」というものは、
不思議なことに一斉に複数が動き出すもの。
先週なら時間に余裕があったのに、今週になって一気に色々と動き出した、
となって時間が消えていってしまうのです。
確かに税理士の仕事は、クライアントからの資料を待って進めることがよくあります。
でも、資料が無くてもできる部分もあるはず。
相手待ち以外の部分をどんどん進めていってしまえばいいのです。
触りかけの仕事をたくさん作ること。
未完成の仕事を複数抱えながら、進める範囲で進捗度を刻んで上げて仕事をしてしまう。
こうしておきますと、ゼロからのスタートではありませんので、完成まで必要な時間が少なく済むのです。
「仮」でも構わない
今年は、税務調査のスポットでの対応をご依頼いただくことが多くありました。
修正申告書を作る際、税務署の調査官と数字を合わせて作っていくのですが、
臨場での調査が終わった段階で修正申告書の案を作ってしまいます。
検証用のデータをExcelで作成するのと、税務ソフトで修正申告を作成するので2つ。
この2つを、できるだけ調査の当日の夕方から夜にかけて作ってしまいます。
もちろん、金額が1円単位で合っているなんてことは思っていないので、訂正があること前提です。
そうしておかないと、税務署の方でも計算するのに時間がかかるでしょうし、それを待って税理士側でも作業を進めるとなると、
後ろ倒しに時間がかかってしまいます。
検証用のExcelと修正申告の作成は、イチから作るとなると、ある程度時間を要するもの。
重なると、結構キツイのです。
これを、前倒しで「仮」でもいいから作っておくと、
税務署との修正内容の打ち合わせの際に、違った部分だけを直せばいい。
その程度であれば、時間はほとんどかかりません。
ここまで進めておくと、相手待ちの時間が多少あったとしても、
こちらで進めるものは進めているので、意外と焦りません。
税務署の数字と自分の検証がぴったり一致しているのであれば、
後はこちらの問題。こちら側の調整でいつでも仕事を終わらせることができます。
相手を待って作業をスタートしているようだと、
待ち時間はしんどいですし、重なって動き出すと時間が足りなくなります。
確定申告も同じ。
年明けから一年分をまとめて計算して・・・
と思うと、時間が足りない。
これを前倒しで月次で経理を進めていると、
あっという間です。
そして前倒しで作った時間で、何か新しいことができる。
前倒し、今からでもやってみましょう。
【編集後記】
昨日は朝一のブログ更新。
午後からは事務所の経理。12月分をあらかた終わらせる。有言実行。