会計の効率化は「データ」に切り替えることから
おはようございます。東京・練馬の税理士、村田龍矢です。
今日は会計の効率化について。
会計はめんどくさい
でも、やらなきゃいけないものですね。
どうせやらなきゃいけないものなら、
手を抜いて正確なものを
というのが私の信条。
別に、手を抜いたっていいじゃないですか。
帳簿を作るプロセスは何でもよくて、結果、正確な内容のモノができあがっていればいい。
と、私は思うのです。
途中経過では一生懸命頑張りました。でも、出来上がった帳簿はしっちゃかめっちゃかでした。
これはいただけない。
なので、手を抜きましょう。効率的にサクッと終わらせましょう。
そのカギは、「データ化」にあります。
まずは手を付けやすいところから
といっても、何から手を付ければいいの・・・？
「銀行通帳」から手を付けましょう。
ビジネスを営んでいると、銀行通帳はみなさん当然使っているはず。
そこに、売上代金が入ってきたり、費用を支払ったり、事業用資金を入れたり出したり・・・。
毎年、かなりの数の取引が銀行通帳を経由しているはず。
その銀行通帳を「紙」で使っている場合。まず、この紙の銀行通帳をデータにしましょう。
銀行通帳も、ペーパーレスということで、パソコンやスマホで閲覧ができるようにシステムも整っています。
詳しくは、銀行さんのホームページなどで確認をしていただきたいところですが、
ペーパーレスの通帳に切り替えると、ただパソコン・スマホで内容を見ることができる、だけにとどまりません。
なんと、銀行口座の取引履歴がデータでダウンロードできるのです。
このデータを使って、会計入力を行えばいいのです。
紙の通帳をめくって、ポチポチ入力したり、電卓で集計しなくても済むのです。
そして銀行口座の次に手を付けるとしたら、
「クレジットカード」
です。
クレジットカードも、皆さん事業用に普通に使っておられることと思います。
このクレジットカード、何をデータ化するかというと、クレジットカード明細です。
こちらもやはり、ペーパーレスということで、紙の明細からパソコン・スマホで明細を確認するように切り替えるのです。
そしてこの場合も銀行口座と同じく、クレジットカード明細をデータでダウンロードできるようになるのです。
そうすればこのデータを使って、会計入力ができるようになる、と。
併せて、事業用の買い物をクレジットカードで決済をするようにすれば完璧。
取引はすべてクレジットカード明細に記録されています。
なので、どうしても必要でないのであれば、現金を使って買い物をすることは避けましょう。
現金を使えば使うほど、効率化からは遠ざかります。
え？スマホアプリで決済している？
データ化のキモは、
取引履歴がダウンロードできる
かどうかなのです。
スマホアプリ、使っていただいて構いませんが、そのアプリ、取引履歴がダウンロードできますか？
取引履歴がスマホの画面で見れるだけだったら、実は何の効率化にもなっていません。
気を付けましょう。
会計入力へ
最近の会計ソフトは、銀行口座やクレジットカードと連携ができまして、勝手に帳簿を作ってくれる機能がついているものがあります。
そういう機能を使うと更なる効率化・・・となるのですが、私はこの機能、使っていません。
精度は上がっているとは聞いていますが、やはり人間の目でチェックをして正確な帳簿となっているかの確認は必須でしょう。
しかもチェックした結果、修正するのもソフト上では面倒です。
さらに万が一、帳簿の内容が間違っていたとき、会計ソフトの側で間違えましたので、なんて言い訳になりません。
どうせ人間がチェックするならということで、
Excelに取引内容を入力して、会計ソフトにインポートする
方法をクライアントにはレクチャーしております。
私は、freee、マネーフォワード、デスクトップ版弥生会計を使っておりますが、これらの会計ソフトはExcelインポートが可能です。
Excelを使うというと、ここでダウンロードしたデータが活躍します。
ダウンロードすると、大体はCSVというファイル形式になるはず。
（PDFはダメですよ。CSVでダウンロードしたくださいね。）
CSVとは何ぞ、というと、まぁExcelの親戚みたいなものを思ってください。
会計ソフトごとにインポートファイルの体裁は決まっていますが、CSVから日付、取引相手、金額をコピペします。
後は、勘定科目と取引内容をExcelに入力するだけ。
とても簡単ですよ。
今まで手でポチポチ会計ソフトに入力していたころからすれば、大きな効率化です。
・・・まぁ、ここまで一足飛びに進まなくてもいいのです。
まずできるところから。データ化していきましょう。
【編集後記】
昨日は朝一のブログ。
早朝から出張し、お昼前に逗子へ。
ランチを済ませ、クライアント宅へ伺う。
Excelに入力していただいた会計内容のチェックと、レビュー。
夕方都心に戻り、どうしようかと思ったものの、雨が強まるとの予報だったのでさっさと帰宅。
帰宅後、ブログ更新と自分の会計。