いつでも平常運転するには
おはようございます。東京・練馬の税理士、村田龍矢です。
昨日は「ゴールデンウィーク・・・でも平常運転」という記事を書きました。
今日は、実際に平常運転するためのコツをお話します。
「いつでも＝どこでも」である
平常運転というのは、完全オフの日を作らないという意味で使っています。
一日ごとに、オンとオフの度合いが違う。
オンが4割の日もあれば、9割の日もある。
オンでないときがオフです。
このオフが、10割になる日を作らない、ということなのです。
そして、いつでも平常運転ということは、自分がどんな状態であっても仕事ができる、ということでもあります。
ひっそりと山奥の温泉に湯治に行っていようが、
家族で泊付きの旅行に遊びに行っていようが、
自分がどこにいても必要であれば仕事ができる状態。
まずはこの状態を自分で作り出せないと、いつでも平常運転は難しい。
カギは「電子化」と「インターネット」
はい、この2つが重要です。
自分がどこにいても仕事ができる状態、ということは、
事務所にいないと、事務所に戻らないと仕事ができない、確認ができない。
こういうことが無いようにするということです。
そのために、まずは電子化が重要。
「紙」で仕事の資料を取り扱っているなら、どこでも仕事は不可能。
事務所に行かないと、中身の確認ができない。
まさか、紙の資料を常に持ち歩くなんて、できません。というか、紛失のリスクがデカすぎて、普通に危ないです。
ということで、可能な限り資料の電子化、データ化を進めましょう。
クライアントとの資料の共有をデータで行うところからですね。
通帳はネットバンクにしてデータでもらう。
クレジットカード明細はデータをダウンロードしてもらう。
証票類は、データで存在しているものはそのままもらえばいいですし、紙の場合は写真に撮って送ってもらうなど。
そういうデータを、クラウドにアップロードしておくのです。
ここでカギの2つめ。インターネットですね。
データにした資料を、パソコンのハードディスクに入れたままというのは、私はやってません。
パソコンの故障時の対応を考えると、仕事で使うデータをパソコンに入れておくことはリスクです。
パソコン自体の紛失も考えられます。
・・・考えすぎですか？
紛失ならまだいいのです。
盗まれるリスクもある。
私がカフェで作業をするときも、トイレに立つときはパソコンを一緒に持っていきます。
よく自席にパソコンを置いたままの方を見かけますが、ハラハラしますね。
こういう、紛失、盗難対策を自分で行ったうえでの、資料をパソコン内に保存することを避けるということ。
さて、こういうリスク対策以外でもインターネットは有用。
データをクラウドにアップロードしているので、インターネットが使えればいつでも資料の参照が可能です。
山奥の温泉に行ったとき、ホテルの一室で空き時間に申告書を作成していたこともあります笑
実家に帰省した時も、クラウドを覗いて資料を確認すればクライアントからの問い合わせに対応できます。
ここまで手を打って、どこでも平常運転が可能となります。
どうせ「電子化」するなら
ここでもう一歩。
クライアントとの資料の共有を電子化で行うなら、
自身が所有している蔵書も電子化してしまいましょう。
出先で仕事をする際に、
「あれ、これって何だっけ？」
と疑問が頭に浮かぶことはよくあります。
その場合に、スマホやパソコンでネットで調べて・・・
今時は生成AIに質問を投げて答えてもらって、でもいいのでしょうが、
やはり私自身としては書籍や文献に直接あたりたいという気持ちがあります。
そんな場合に、自身の所有する専門書籍をデータ、つまりPDFにしておけば、ハードディスクに入れておけばそこが書斎となります。
紙の書籍をPDFにする方法は今回の記事では割愛しますが、収集した書籍、月刊紙などはすべてPDFにしてiPadに入れています。
これで、旅先でもパソコンとiPadがあれば、そこは事業所であり書斎となるのです。
あ、サブスクサービスに入るのもいいかもしれませんね、
私もネット上の専門サービスを契約しているので、こういったサービスを使うのも良いです。
（ただ、インターネットがつながらないと話にはなりませんが・・・）
ここまでしておけば、どこでも平常運転が可能。
ご興味があれば、少しずつ進めてみてはいかがでしょうか。
【編集後記】
昨日は朝一のブログ更新と美容院。クライアントと電話での打ち合わせなど。
午後からはクライアントのExcel会計の入力。
夕食後は久しぶりの「モンハンワイルズ」。