「紙」の仕事を「電子」で再現する
おはようございます。東京・練馬の税理士、村田龍矢です。
今日は、仕事の電子上の再現について。
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仕事の効率化は「電子化」にある
効率化をしたいなら、紙から電子へと移行することが手っ取り早い。
例えば、遠く離れた人と文章でやりとりするとしましょう。
昔は「手紙」でした。自分で文章を紙に書いたり印刷したりして、郵便屋さんに運んでもらう。
相手に届くのに数日。返事が来るまでさらにもう数日。
何とも時間がかかりますね。
手紙の次に現れたのは「FAX」。
こちらは紙で文章を作成するのは手紙と同じですが、電話回線を使って即座に相手にメッセージを送ることができます。
手紙の時代を思うと、ずいぶん効率的になり、進歩もしました。
ただ、どうしても「紙」という物理的な存在は残ってしまいます。
相手とのやり取りの記録を残すとすれば、その「紙」自体を保存する必要が出てきます。
また、保存をしても、探すときに一苦労。
件名で当たりがつけばいいのですが、文章の内容だったりキーワードで探すとなると、お手上げです。
次に現れたものは、「電子メール」。
文章を送るのに「紙」ではなく、電子情報で行うものです。
即座に相手に届くのはもちろん、電子情報ですから保存もパソコンやメールソフト上で行われます。
物理的な場所は取りません。
もちろん、必要があれば紙に印刷もできます。
また、パソコンやソフト上では、メールの検索も簡単です。おぼろげなキーワードでも引っ張り出すことができます。
FAXよりも、格段に効率化が進みました。
さらに、メールの場合は、パソコンやスマホなど電子機器を持っていれば自分の所在は関係ないということ。
手紙やFAXでは、受信場所が限定されます。自宅やオフィスですね。
ところがメールは、自分がどこにいようと関係なく届きますし、相手にメッセージを送ることができる。
これが最大の利点ですね。
もう、戻れない
手紙の時代に戻ることができるのか。
戻れないし、戻りたくありません。
何よりインターネットの発達によって、
自分がいる場所が仕事をする場所である
状態になりました。
この、仕事と「場所」が強制的に紐づけられている時代から、仕事と場所が分離できるように変化したことで、
さらなる効率化が進みました。
この流れに乗らない理由は無いですね。それに、個人事業主は身軽でフレキシブルな動きが可能です。
流れに乗るには、電子化が必須。
上にも書きましたが、紙ベースで仕事をしていると、どうしても、その紙がある場所が仕事をする場所と固定化されてしまいます。
固定化された仕事場所を解放するためには、紙で行っていた仕事をいかに電子化するかにかかっています。
デバイス上での仕事に慣れること
税理士の仕事に、決算・申告作成というものがあります。
これまでは、税務署時代も含めて「紙」で行ってきましたし、その方がチェックしやすいよねという感覚があります。
決算・申告作成自体は、パソコンで普通に行われています。というか、今更紙で決算・申告を作るなんて言われたら普通にしんどいです。
でも、完成物の内容のチェックはどうか？
紙の方が早いんですよね～というのはよくわかります。
でも、ここを電子デバイス上で行えるかどうかが更なる効率化のカギ。
紙でのチェックを辞めて、パソコンやタブレットでのチェックに切り替えるのです。
目で見てマウスを動かしてチェックして・・・となるのが理想ですが、
慣れないうちは紙でのチェックをしていたときと同じようにするのがいいでしょう。
私は、タブレットを使っています。
タブレット上にPDFで決算・申告を取り込んで、電子ペンを持って赤色でポチポチとチェックをしています。
何となく、紙で行っていた仕事っぽくタブレットで行っているだけですが、
ずいぶんと効率化できました。
何より、紙で書類をプリントアウトしなくていいのですから。
作業自体は「紙」の時代を引きずっていますが、まずはこんなところから。
紙で行っていた作業を電子デバイス上で再現するところから慣れてみましょう。
そこから更なる効率化が進むのです。
【編集後記】
昨日は朝一のブログ更新。
午前中は浅草に出張し、打ち合わせ。
午後帰宅し、新しいクライアントと打ち合わせと法人の申告作成。